Organización y Métodos
Introducción.- Organización y Métodos es una técnica que actúa como mecanismo de control de los procesos planteando políticas, estudiando y diagnosticando organizaciones y pudiendo recomendar soluciones.
Con esta técnica las organizaciones simplifican métodos y procedimientos para ser eficientes y eficaces en la organización.
Conceptos de Organización y Métodos
Concepto de Organización.- Este se maneja bajo 2 parámetros:
· Empresa.- es el conjunto de personas que se reúnen para cumplir un objetivo común.
· Orden.- Dar prioridades a las acciones para llegar al objetivo común.
Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos tanto informáticos como administrativos optimizando los recursos que esta dispone, entendiéndose como los recursos a los cuatro elementos que la conforman que son:
1. Recurso Natural
2. Recurso Humano
3. Recurso Tecnológico
4. Recurso Económico
También se la considera para estudiar la estructura de la empresa aplicar principios administrativos y formular el diagnostico que nos permita dar soluciones adecuadas.
Objetivos
· Determinar las causas que producen conflictos en la organización llamadas causas efectos.
· Eliminar el trabajo innecesario que se detecte en la organización (en base a un diseño).
· Eliminar la duplicidad de diseños
· Burocracia Irreal
· Burocracia Real
· Incrementar la producción utilizando los recursos que se dispone la organización.
· Mejorar la calidad del servicio.
· Orientar la estructura organizacional al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
· Garantizar le eficiencia y eficacia reduciendo tiempos y espacios en base a la optimización de los recursos.
Importancia
La organización por ser la parte importante de las Organizaciones recoge y complementa necesidades llevando hasta el último detalle para el cumplimiento del objetivo para organización y métodos, nos ayudara a dar soluciones a los problemas.
Organización y Métodos con sus siglas (O y M) es una unidad de asesoramiento que dará soporte a los niveles superiores de la organización en las posibles soluciones a los posibles problemas, generados en el mundo.
Justificación y Finalidad
Una vez generada la observación y planteado el problema se diagnostica que organización y métodos nos permita desarrollar el control sistemático como administrativo, introduciendo cambios a las actividades y mejorando los procesos cuya finalidad es asegurar el máximo de eficiencia de la maquina administrativa, mediante la aplicación de métodos y técnicas para conseguir el objetivo planteado en toda organización ganar mas y gastar menos, por regla general Organización y Métodos carece de autoridad paro si tiene alto grado de responsabilidad sobre otras unidades de la Organización.
Razones y Estudio de Organización y Métodos
· Entre las principales razones podemos mencionar, por iniciativa de los propios directivos.
· Por medio del propio Personal de la Organización.
· Por satisfacer necesidades internas como externas.
· Por Políticas de la Organización.
Organización y Métodos
Por ser una unidad de asesoramiento esta ubicado jerárquicamente entre los niveles que tienen poder de decisión, es decir entre los niveles intermedios y superiores.
Nivel Superior.- Aquella que se encarga de tomar decisiones.
Nivel Intermedio.- Es aquel que crea Estrategias.
Nivel Operativo.- Es aquel que cumple y se divide en 2.
· Intelectual.- Necesita de Conocimientos (1 a 3 Años de Universidad)
· Matriz.- Es la fuerza bruta.
Esta estructura nos permite tener acceso a niveles directos.
Tener un grado de responsabilidad dentro de la estructura.
Conseguir que los Directivos reconozcan la verdadera importancia de los trabajos de Organización y Métodos.
Su ubicación es entre los 2 niveles superiores ya que tienen un grado de responsabilidad caso contrario perderían su eficiencia, independencia y eficacia.
Esta Unidad depende del Nivel superior
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge cuando un directivo reconoce que la estructura organizacional no esta cumpliendo el objetivo establecido por la organización. Al no poder detectar las causas de dicha desfase decide crear una Unidad Orgánica Asesora.
Perfil Profesional del Personal de Organización y Métodos
El personal que labora en Organización y Métodos se lo conoce con el nombre de Analista ya que se encargara:
· Recopilar Información
· Analizar la Información Recopilada
· Informar
Con el fin de presentar soluciones o alternativas a problemas generados en la estructura orgánica a si como asesorar en la implantación de los mismos.
El analista debe ser un Técnico y un Teórico
Técnica.- Tener conocimientos de las teorías de la administración y el manejo tecnológico y científico.
Teorías
X.- Maltrato y Presión
Y.- Poca Participación
Z.- Plena Participación à Se cumple los Objetivos
Cursos especializados en desarrollo de Sistemas y mejoramiento de Procesos.
Conocer los tipos de Administración:
Lineal o Militar.- Generado por Jerarquías
· Autoridad
· Responsabilidad
Administración Funcional
Guiar al Subordinado al cumplimiento de un objetivo común mediante el desarrollo de sus actividades.
La Suma de Actividades == Función
Administración Sistemática
Cumplimiento de un objetivo común mediante el conjunto de pasos lógicos secuenciales.
Administración por Objetivos (APO)
· Resultado de las Anteriores
Modelos
Cuando se habla de modelos existen 8 que nos ayudan a identificar las características de las estructuras organizacionales de las que podemos mencionar:
1. Modelo Triangular
1. Modelo Rectangular
1. Modelo Cónico
1. Modelo Texaco
1. Modelo Estrella 6 Puntas
Los Conocimientos Organización y Métodos
Permite realizar un diagnostico administrativo mediante el análisis y diseño, flujodiagramación, organigrama y manuales.
Informar oportunamente del diagnostico organizacional.
Funciones y Servicios
Entre los que mencionamos los siguientes:
· Estudiar y Analizar la Estructura
· Adecuar a la Organización
· Asesorar a las Unidades y Departamentos
· Hacer actividades de Divulgación y Promoción
· Dictaminar, asesorar e informar
La principal función de Organización y Métodos es de asesoramiento en las posibles soluciones a los posibles problemas generados en el proceso administrativo, esta unidad carece de jerarquía aunque goce de un fuerte respaldo de los miembros superiores.
Servicios
· Tener tiempo para el Estudio
· Ser independiente de la unidad bajo estudio
· No tener limites y ser objetivo
Pasos para el Análisis Organización y Métodos
Entre los principales podemos mencionar:
a. Conocer el hecho o situación
b. Descomponer en Detalles
c. Examinar críticamente los problemas
d. Ordenar cada elemento de a cuerdo a sus prioridades
e. Clasificar la información por áreas
Características del diseño de un diseño de un sistema de O y M
1. Simplificación (Sistema) à Conjunto de Procesos
· Eliminación.- cuando es repetitivo, innecesario un proceso
· Adición.- Cuando aumentamos un proceso para evitar errores
· Combinación.- Es la combinación de las dos anteriores
· Mixta.- Ya no se Utiliza
2. Automatización
Mecanismo mediante el cual mejoramos los procesos, aplicando técnicas y métodos informativos que nos ayudaran a mejoran los procesos.
3. Terciarización o Tercerización
Llamado también procesos de apoyo donde las organizaciones tienden a apoyarse con terceros esta tercerización se genera cuando las organizaciones no cumplieron dicho proceso.
Obstáculos y Limitaciones
Entre los principales tenemos:
· Carencia de un programa O y M.
· Poca predisposición de los Directivos.
· Carencia de un Personal Idóneo y Calificado.
· Falta de Recursos Económicos.
· Resistencia al Cambio.
La resistencia al cambio se da por el desconocimiento del Recurso Humano a mayor grado de resistencia, menor capacitación y la resistencia se divide:
1. Social.- Teoría “X” se da por el maltrato.
2. Económica.- Falta de dinero en las Organizaciones.
3. Cultural.- Se da por patrones o modelos organizacionales.
Esquema de diseño del Diagnostico
La recolección de datos e información es un proceso que se inicia con la recolección de un aserie de datos que nos permite establecer un diagnostico y considerar lo cambios para una mejor sistema tanto técnico como administrativo lo cual se genera mediante tres parámetros:
1. Observación
a. Directa
b. Indirecta
2. Encuesta
3. Entrevista
La Observación no es otra cosa que la verificación o constatación de los datos.
La Encuesta es una herramienta de apoyo que va a tener un sesgo cerrado, que va a tener una respuesta que, como, cuando, porque.
Pero el ultimo no se utiliza porque genera un sesgo infinito, esta información será recopilada para que llegue al cumplimiento de los objetivos para lo cual debemos tomar en cuenta los datos e información de la fuente, obtener información de los procesos y por ultimo generar comentarios.
La Entrevista es un mecanismo que tiene la finalidad de recoger los datos de forma ordenada, estos datos deben ser dicotómicos y con sesgo cerrado.
Estos datos deben ser organizados en forma narrativa y grafica
· La narrativa debe ser descriptiva.
· La grafica debe ser un complemento mediante flujos y organigramas de procesos.
Análisis.- Debe ser preciso y rápido, cuyo informe debe presentarse en forma escrita, verbal y mixta
Estructura Informe
La implantación no es otra cosa que un mecanismo que nos va a ayudar a implantar un proceso o un sistema.
1. Generando una Prueba Piloto.- Nos permite verificar si el proceso es correcto o no
2. Difusión de las Recomendaciones.- Mediante charlas, reuniones o circulares.
3. Capacitación al Personal.- Mediante cursos intensivos de mejoramiento.
4. Hoja de Cronogramas.- Es decir una guía de tiempos y espacios que nos ayudaran a verificar el complemento de los objetivos.
Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos.
El analista va a conocer las dificultades y deficiencias de un proceso durante las recomendaciones.
1. Para generar cambios.
2. Reconocer daños, cuyas características deben ser primero flexibles, creativos, realistas y productivos.
Tiempos y Medios de Evaluación
Antes Durante Después
Antes Durante Después
