Manuales
Son herramientas de guías de las actividades que deben realizar el personal en la organización, es un compendio de funciones, actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas que conforman la organización.
Definición
Los manuales no son otra cosa que la identificación clara de las estructuras organizacionales y las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a estos manuales se les conocen también como reglamentos orgánicos funcionales.
Los manuales se les considera como complementos de datos que trae el organigrama y de ayuda a los niveles superior, intermedio y operativo.
Ventajas y Desventajas del Manual
1. Las Ventajas
En cuanto a la organización.- delimita el campo de acción, funciones, atribuciones y responsabilidades de cada unidad administrativa, y analiza la estructura y funciones de la organización.
En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su área de competencia, funciones y responsabilidades, contribuye a determinar su posición relativa dentro de la estructura.
En cuanto al personal de operación.- Permite un conocimiento de la estructura de la organización, facilita el conocimiento de las tareas, la iniciativa y responsabilidad asignadas; y facilita la capacidad por áreas funcionales.
2. Desventajas
Se impone excesivo formalismo en la organización, lo que determina rigidez en el cumplimiento de las actividades.
Su elaboración demanda un gran esfuerzo y no así los beneficios, generalmente su contenido es incompleto. Es muy difícil mantener actualizado su contenido, debido a que la estructura de cualquier organismo es dinámica y no estática.
Partes de un Manual
Un manual consta de tres partes que son:
· Una parte general.- Que describe una breve historia de la empresa, sus objetivos, políticas y la forma como el personal participará para el logro de sus metas.
· Una parte esencial.- Que describe las funciones asignadas a las unidades administradas.
La descripción de funciones se efectuará en el siguiente orden:
1.- Planificación
2.- Organización
3.- Dirección
4.- Control
5.- Especialización del área
Una parte complementaria.- Se describe los organigramas generales y de detalle a la vez que el glosario de términos.
Razones y pasos para la elaboración de manuales
Enfoca con claridad cuál es la naturaleza de la función, la forma de llevarla a cabo, límites a los que llegue la autoridad y la responsabilidad y la clase de relaciones que hay entre los diferentes niveles de la organización.
Para lo cual no se debe descuidar de:
· A quien va dirigido.
· Políticas de la empresa.
· Historia y sus antecedentes de la empresa.
· Normas de personal.
· Procedimientos utilizados.
Pasos para la elaboración de un manual
Los pasos para realizar el manual son:
· Recopilación de información.
· Estudio y análisis de la información recopilada.
· Elaboración del proyecto.
· Dictamen de autoridad competente.
· Propuesta definitiva del manual.
· Aprobación por las más altas autoridades.
· Publicación y distribución.
Estructura
Se estructura de la siguiente manera:
· Introducción.- Explicación esquemática de la filosofía, contenido y aplicación del manual así como las mejoras a obtenerse.
· Organigramas.- Se recomienda los organigramas analíticos, funcionales y de posición.
· Objetivos generales.- Se describe los objetivos planteados a nivel de la empresa y por unidad.
· Políticas generales.- Son las reglas, lineamientos planteados en la organización así como por cada unidad. En algunos casos se recomienda realzar una descripción de la misión y visión.
· Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas.- Se efectúa la descripción de funciones a nivel de cada unidad administrativa, con énfasis en el proceso administrativo.
· Algunos manuales.- Deben tener:
· PUESTO: Educación, experiencia y conocimiento.
· DESCRIPCION GENERAL.
· FUNCIONES: Diarias, periódicas y eventuales.
· Glosario de términos.- Se prepara una lista de términos de uso más frecuente en el manual con su significado.
· Detalles del manual.- A utilizar:
· Carpetas, hojas, separadores, numeración y fecha (DD/MM/AA).
· Observaciones generales.- Se da una explicación más detallada sobre conceptos y contenidos.
· Ejemplo
RESPONSABILIDAD: Puesto de trabajo y lista de responsables.
AUTORIDAD: Facultad de puesto para tomar decisiones.
FUNCIONES DE LOS PUESTOS:
Para los altos ejecutivos:
Planificación, organización, dirección y control.
Para los demás puestos:
Diarios, periódicos y eventuales.
EDUCACIÓN: Descripción de la educación básica para el puesto.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL:
A la hora de realizar un manual debemos considerar los siguientes aspectos:
a. Introducción: Explicación de contenido y aplicación.
b. Organigramas: Se trata de representar gráficamente los aspectos más importantes de la estructura orgánica de una institución. Se recomienda los organigramas analíticos, funcionales y de posición.
c. Objetivos Generales: Son las metas a alcanzar.
d. Políticas Generales: Son reglas planteadas en la organización así como por unidad.
e. Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas: Se realiza la descripción de funciones a nivel de cada unidad.
f. Glosario de términos: Lista de términos usados frecuentemente en el manual con su significado.
g. Detalles del manual: Encabezado, pie de página, fecha.
h. Observaciones Generales: Se trata de una explicación más detallada de los conceptos y contenidos. Por ejemplo, de qué se trata las funciones que ejerce cierta autoridad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un documento que contiene la descripción de las actividades a seguir en la realización de las funciones de una unidad, precisa responsabilidad y participación.
Objetivos:
· Eficiencia al desarrollar actividades y procedimientos para cada área.
· Proponer la sistematización de funciones.
Políticas de control:
· Definir un sistema que limite las funciones y responsabilidades por unidades y puestos.
· Mediante el manual de procedimientos señalar una separación adecuada de funciones, para evitar la repetición de actividades entre varias personas.
